Ứng dụng Facebook trong quản lý công việc hành chính ở Tiên Yên

Gần 3 tháng nay, nhiệm vụ đầu tiên thường ngày của các cán bộ thị trấn Tiên Yên, huyện Tiên Yên khi mở máy tính là truy cập vào trang mạng xã hội Facebook của thị trấn để xem công việc được giao và báo cáo tiến độ những việc mình đã làm trong ngày hôm trước. Sử dụng Facebook để quản lý công việc hành chính đã và đang mang lại những hiệu quả thiết thực, thay đổi cách làm truyền thống trong công tác quản lý ở thị trấn Tiên Yên.



Trước đây để triển khai nội dung một nhiệm vụ mới, ban lãnh đạo thị trấn Tiên Yên thường phải triệu tập cuộc họp, giao nhiệm vụ bằng việc in ấn các bảng phân công công việc hoặc khi cần kiểm tra tiến độ công việc thường phải báo cáo bằng văn bản theo định kỳ... Thực hiện quy trình như vậy thường tốn khá nhiều thời gian để bố trí, sắp xếp công việc, tổ chức các cuộc họp. Đó còn chưa kể việc triệu tập các đại biểu dự họp cũng không được đầy đủ vì những công việc đột xuất… Nhận thấy, trang mạng xã hội cũng có những tính năng ưu việt khi biết sử dụng và khai thác đúng mục đích, ban lãnh đạo thị trấn đã mạnh dạn sử dụng Facebook để điều hành công việc. Điều này đã nâng cao hiệu quả trong giải quyết công việc của địa phương.

Đồng chí Nguyễn Thế Nam, Chủ tịch UBND thị trấn Tiên Yên đang kiểm tra, đôn đốc công việc qua Facebook.
Đồng chí Nguyễn Thế Nam, Chủ tịch UBND thị trấn Tiên Yên đang kiểm tra, đôn đốc công việc qua Facebook.

Nói về ý tưởng này, đồng chí Đào Xuân Thắng, Bí thư  Đảng uỷ thị trấn Tiên Yên cho biết: “Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý công việc trực tuyến. Tuy nhiên, việc ứng dụng những phần mềm này gặp phải nhược điểm như: Khó sử dụng, giá thành cao, phức tạp… Khi sử dụng Facebook tôi nhận thấy số lượng cán bộ, nhân viên thị trấn sử dụng khá cao chiếm trên 60%. Đặc biệt, hiện nay hoàn toàn có thể truy cập vào trang mạng xã hội này bằng thiết bị di động. Trong khi đó, để mua một chiếc điện thoại thông minh truy cập được Facebook chi phí chỉ khoảng 1,5 triệu đồng. Trên thực tế là những tính năng nổi trội của Facebook có thể áp dụng vào công tác quản lý công việc ở cơ quan rất tốt, như: Khả năng trao đổi công việc trực tiếp mọi lúc, mọi nơi; gửi, nhận dữ liệu trực tuyến; đăng ảnh ngay khi vừa chụp được ở hiện trường… Điều đáng nói là tất cả hoàn toàn miễn phí. Chính vì vậy, chúng tôi đã thử áp dụng vào quản lý công việc hành chính của thị trấn và kết quả sau 3 tháng thử nghiệm hết sức khả quan. Hầu hết cán bộ thị trấn đều nhiệt tình ủng hộ, công việc hành chính ở thị trấn cũng rút ngắn được thời gian thực hiện do có sự đôn đốc thường xuyên”.

Hiện nay thị trấn Tiên Yên đã tạo lập và sử dụng một trang riêng trên mạng xã hội Facebook để quản lý công việc hành chính địa phương. Người quản trị trang là các đồng chí lãnh đạo của thị trấn. Những thành viên của trang là toàn thể cán bộ thuộc các phòng, ban, tổ chức đoàn thể của thị trấn. Những công việc thường nhật như: Thông báo nhiệm vụ, báo cáo công việc, thông báo lịch họp, thông báo về chính sách, giải đáp thắc mắc… luôn được cập nhật ngay lập tức khi có nội dung mới. Trong mục giải đáp thắc mắc người dân hoặc các cán bộ đang thi hành công việc có vấn đề gì thắc mắc có thể hỏi trực tiếp thông qua hệ thống ý kiến. Ban lãnh đạo thị trấn cũng thường xuyên trực để nắm tình hình thông qua việc truy cập vào trang Facebook. Từ khi triển khai ứng dụng quản lý công việc trên Facebook, công việc hàng ngày, hàng tuần của đội ngũ cán bộ công chức thị trấn đã được báo cáo đầy đủ, chi tiết và ngay lập tức. Anh Đào Ngọc Bình, cán bộ quản lý môi trường thị trấn Tiên Yên cho biết: “Trước đây, khi được giao nhiệm vụ kiểm tra cơ sở, tôi thường phải xuống tận nơi để xem xét và về báo cáo lại kết quả cho cán bộ cấp trên. Nhưng nay ứng dụng hệ thống quản lý công việc trên Facebook, tôi không cần phải về tận nơi báo cáo nữa mà chỉ cần chụp ảnh rồi gửi trực tiếp lên trang của thị trấn, nội dung kiểm tra cũng được gửi kèm theo. Bằng cách này, nhiều khi kết thúc cuộc kiểm tra mặc dù đang là ngoài giờ hành chính nhưng nội dung vẫn được gửi đi ngay, cán bộ quản lý cấp trên có thể kịp thời xử lý”. Hiện nay hầu hết các cán bộ ở thị trấn đã có tài khoản Facebook và đã biết cách sử dụng ứng dụng này.

Có thể thấy, việc ứng dụng Facebook vào quản lý công việc hành chính ở thị trấn Tiên Yên, đã giúp tiết giảm được rất nhiều thời gian cho những cuộc họp giao ban; rút ngắn thời gian hoàn thành các nội dung công việc. Ngoài ra, ứng dụng này còn xây dựng được sự gắn kết trong công việc của đội ngũ cán bộ đơn vị. Đồng chí Nguyễn Thế Nam, Chủ tịch UBND thị trấn cho biết: “Ứng dụng Facebook để quản lý công việc đã tạo ra một cách làm việc mới cho thị trấn. Trong thời gian tới chúng tôi sẽ xây dựng hoàn thiện ứng dụng này để ngoài việc quản lý công việc thì đây sẽ là một trang thông tin về thị trấn”.

Hoàng Trình